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Casi di studio, suggerimenti e nuovi modi di intendere l'accoglienza turistica

15 principi base per scrivere una mail e comunicare

19-03-2020 06:11 PM

Francesco Crociati

15 principi base per scrivere una mail e comunicare

Scrivi come parli. Quando scrivi, prova a farlo come se parlasti ad un amico, utilizzando un linguaggio quanto mai più vicino a quello naturale; evita gerghi te

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Scrivi come parli. Quando scrivi, prova a farlo come se parlasti ad un amico, utilizzando un linguaggio quanto mai più vicino a quello naturale; evita gerghi tecnici inutili o il cosiddetto “alberghese”.

Esempio: “Vi sentirete come a casa vostra, nelle nostre camere dotate di tutti i comfort”...
Evita, evita, evita! - Stai lontano da frasi prevedibili ed abusate.

Il consiglio è quello di avere sempre meno distacco, un rapporto più vicino ad una amicizia piuttosto che il freddo titolare-ospite.
Questo atteggiamento permetterà di essere più ascoltati e letti.

 

Immagini. Le parole ed i testi che utilizzo per promuovere/presentare qualcosa devono innescare immagini nella mente di chi legge: luoghi, sapori, odori, colori e anche ricordi personali...
Esempio: “Durante il nostro corso di cucina, avere le mani appiccicose sarà come tornare bambini: un gioco buonissimo!”

 

Rileggere sempre, a voce alta. Prima di inviare qualsiasi documento, rileggi attentamente utilizzando anche la voce, perchè l'udito aiuta a capire se il testo funziona o se ci sono errori.
 

Less is more. Meno “rumore”, orpelli ed artifizi, togliere ed asciugare, cercando di essere quanto mai semplici, facili ed immediati.
Prediligi la chiarezza e metti al bando i giri di parole, arriva al punto.
Ricorda che spesso non sappiamo chi leggerà la nostra mail, quale estrazione culturale e capacità abbia il nostro lettore, quindi, ricorda sempre che devi essere capito da chiunque.

 

Frasi corte, max 20/30 parole. Se hai molto da dire e più di tanto non riuscite ad asciugare il discorso, dividi in blocchi il testo e possibilmente, fai in modo che ogni blocco abbia un inizio ed una fine. No ai cosiddetti “muri di parole” che stancano facendo abbandonare la lettura.
 

La leggibilità vince sempre. Evita di far saltare troppo l'occhio del lettore. Giustificare il testo a sinistra, aiuta la lettura, quindi, prediligi un aspetto più pratico e meno grafico; una mail meno bella ma più leggibile è senza dubbio una mail più efficace.
 

Utilizza forme attive e non passive. Esempio di forma passiva: “L'Hotel è dotato di...” Esempio di forma attiva: “In camera abbiamo pensato a...” oppure “In camera troverai....”
 

Equilibrio. No alle auto celebrazioni, darsi delle arie non paga mai. Il rischio di alzare troppo le aspettative per poi deluderle, è sempre dietro l'angolo.
 

Inutile nascondersi. Non coprire alcune mancanze ma nel caso, dichiarale prima. Esempio: “Troverete bagni ristrutturati, piccoli ma confortevoli”.
 

Anteprima per telefonini. Prima di inviare, verifica sempre l'anteprima sullo smartphone, ricorda che molto probabilmente è proprio su quello strumento che il cliente leggerà la tua mail.
 

Crea un'esca. L'oggetto della mail deve essere breve, anticipare il contenuto, attirare ed incuriosire, magari utilizzando anche delle domande, altrimenti, il rischio è quello di vedersi cestinare anticipatamente la mail. Ricorda sempre che non siamo gli unici a inviare mail e che per cestinarci basta un click.
Evita di utilizzare il MAIUSCOLO, dare l'impressione di strillare un messaggio, sarà il modo migliore di far scappare eventuali interlocutori.

“Quando si tratta di mail commerciali, i migliori oggetti, ti raccontano cosa c’è dentro e i peggiori ti vendono quello che c’è dentro”.

Ecco alcuni esempi:
NO “Scopri tutte le novità dell'Hotel Principe”
SI “Quale novità preferisci?”
NO “A LUGLIO SUPER SCONTI DEL 50%!”
SI “Coccolati, Luglio è fatto di relax”.
Infine, il dato: il 35% dei destinatari apre l’email basandosi unicamente sul contenuto dell’oggetto.

 

Nel caso sia necessario inserire una cosiddetta "Chiamata all'azione" (“call to action”), invitando il cliente a cliccare su un certo pulsante/link, utilizza sempre la seconda persona singolare.
Esempio: “Clicca qui”, “Esplora”, “Meravigliati”.

 

Cerca di eliminare gli inglesismi non da tutti comprensibili.
Esempio: NO a “Cancellation policy” ma “In caso di cancellazione”.

 

In caso di risposte specifiche utilizza “Proposta” al posto di “Preventivo”.
 

Alla fine della newsletters, oltre ai contatti, firmati dichiarando chi sei, magari inserendo anche la tua fotografia (sorridente ;) ).

 

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